La administración en la actualidad (página 2)

Toda organización para poder alcanzar los
objetivos propuestos, debe desarrollar dos funciones
básicas: Realizar el trabajo fundamental, es decir la
producción de un bien o la prestación de un
servicio, según sea la actividad que desarrolla; y
coordinar el proceso que implica este trabajo
fundamental.

CONCEPTO Segunda función de la
administración, que consiste en constituir tanto el
organismo material o social de la entidad, el individuo como tal
no puede vivir aislado, sino en continua interacción con
sus semejantes, por lo tanto es un grupo social que está
compuesto por individuo que tienen que cooperar unos con otros
tendiente a producir bienes o prestar servicios para satisfacer
las necesidades, determinar qué lo que hay que hacer para
lograr la finalidad previamente establecida ,dividir las
actividades necesarias en segmentos lo suficientemente
pequeños para que puedan ser desempeñados por
sistemas y especialidades, y así suministrar los medios o
recursos necesarios y para que la coordinación sea
efectiva ,de modo que no se desperdicien los materiales ni los
esfuerzos y los miembros de la organización no interfieran
unos con otros y exista unidad de mando.

Consiste en la asignación, distribución
racional de recursos organizacionales .No es un fin en sí
mismo, es un medio a través del cual se alcanza la
finalidad para la que ha sido creada ,es el conocimiento
anticipado de las partes de un todo, unidades ,sistemas y
áreas ,que permite alcanzar logros con el menor costo
posible, en el menor tiempo y con el menor esfuerzo
organización es la estructura técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones ,niveles y
actividades de los elementos materializar y humanos de un
organismo social, con el fin de materializar con máxima
eficiencia su propósitos para la que fue
creada.

Es determinación de autoridad de autoridad y
responsabilidad dentro de una organización, determinando
previamente el canal de mando ; es asignación de funciones
por sistemas ,áreas, unidades, evitando duplicidad ,
buscando que la entidad sea eficiente ; es preparar y establecer
normas y reglas de conducta y procedimientos a seguir durante la
ejecución del trabajo en forma coordinada.

Por la importancia que tienen la organización
,los países del planeta inclusive, encuentran su mejor
expresión, agrupándose en organizaciones tales
como: la ONU ,OEA,MCE como mejor garantía para luchar
juntos por las paz y lograr en forma mancomunada el progreso de
la humanidad.

En suma la organización es un sistema de
actividades coordinadas formados por dos o más personas
que trata de determinar que recursos y que actividades se
requieren hacer para lograrlos objetivos previamente establecidos
por la entidad; luego se debe diseñar la forma de combinar
por grupos operativos ,es decir ,crear la estructura
departamental de la organización, la asignación de
responsabilidades y la autoridad formal en cada puesto ,donde
será esencial la cooperación entre ellos, ya que el
resultado a que se llegue con esta función será el
establecimiento de una estructura organizativa para obtener un
objetivo común.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Es importante una estructura
organizacional bien definida por que asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma
sistemática, la estructura organizacional de una
organización formal, generalmente se presenta en
organigramas, casi todas las organizaciones necesitan unidades o
departamentos tanto en línea como de asesoría(
staff).Los gerentes de línea son responsables directamente
del logro de los objetivos y metas principales de la entidad por
lo tanto se encuentran en la cadena de mando ,como la de compras
,producción, ventas ,distribución,etc. Y los
gerentes de asesoría contribuyen indirectamente pero de
manera importante a los objetivos de la empresa ,cuya
función son proporcionar asesoramiento y pericia
especializada ,por lo que no se encuentran en la cadena de mando
,tales como contalidad,relaciones públicas,
asesoría legal ,etc.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Es indispensable ,porque se da en todas
las manifestaciones de la vida social del hombre.

-Comienza en el núcleo familiar formado por
padres e hijos con normas que protege.

-Se amplía a todas las instituciones
públicas o privadas ,alcanza tal complejidad hasta llegar
al estado -Hoy es indispensable para que haya armonía en
todo grupos social del universo -Los estados del planeta
encuentran su mejor expresión agrupándose en
organizaciones.

Además la importancia de organización
,estriba en que permite precisar las actividades requerida para
lograr los objetivos ,establece la forma como deben agruparse
consistentemente las actividades a cada una de las personas que
conforman la institución, crea el mecanismo adecuado para
la delegación de autoridad , necesario en la
ejecución de las actividades ,se consigue con mayor
precisión la coordinación que se desea hacer entre
los niveles de jerarquía ,ayuda a minimizar costosos
puntos débiles tales como duplicidad de funciones ,la
superposición de esfuerzos y la ociosidad ,permite
desarrollar las habilidades directivas y crea un clima
organizacional ventajoso dentro del sistema
administrativo.

PROPÓSITOS DE LA
ORGANIZACIÓN

Toda organización tiene alguna
finalidad ,un objetivo común, por lo tanto deben definirse
la misión ,los objetivos y el ambiente interno que
necesitan los miembros de los que dependen para alcanzar sus
fines ,sino tienen esas nociones , corren el riesgo de ir a la
deriva y estará obligada a aceptar lo que otros decidan
.Como unidades sociales que persiguen objetivos
específicos, su razón de ser es servir a esos
fines.

A continuación se detallan con precisión
algunos objetivos genéricos:

-Permite la consecución eficiente de los
objetivos pre establecidos con un mínimo de
esfuerzo.

-Eliminar el mal gasto y mal uso de los recursos
organizacionales duplicidades y trabajos innecesarios.

-Establece canales de mando y dependencias a fin de
saber recibir órdenes y dar cuenta según las
funciones.

-Fija canales de comunicación a fin de coordinar
los cambios y propósitos de innovación.

-Permite representar la estructura oficial de la entidad
mediante el organigrama VENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN

-Define con claridad, los sistemas
áreas, departamentos de la organización

-Establece el grado de autoridad en los
diversos niveles y descentraliza la toma de
decisiones

-Determina las funciones de cada
trabajador a fin de evitar duplicidad

-Fija la coordinación vertical y
horizontal para prestar asesoría

FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN

-Identifica y expone los objetivos de la
empresa (Visión)

-Producir bienes y/o prestar servicios en
beneficio de la colectividad y satisfacer necesidades.

-Garantizar bienestar de las poblaciones
razón de su existencia (misión)-organizaciones
públicas

-Satisfacer las necesidades humanas
especialmente de las privadas, alimentos, vestido, salud.

-Solucionar problemas que asechan a la
humanidad (investigación)

– Centralización y descentralización de
las acciones administrativas CARACTERISTICAS
BASICAS

Toda organización presenta 5
características que son:

• 1. La División del Trabajo, como todo
  cuerpo existe, se dividen.

• 2. La Especialización: Razón de
  los sistemas- Zapatero a tus zapatos

• 3. La jerarquización: En cada sistema
  ,oficina o área un responsable

• 4. La Distribución de autoridad y
  responsabilidad

• 5. La Racionalidad de la Organización
  Formal: La Razón fundamental de su existencia
  significa utilización óptima de recursos
  acreditación y moralidad.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL

Existen factores internos y externos
que influyen en la estructura de una
organización:

a).-Factores internos:

Enfoque conceptual adoptado: Toma de decisiones
centralizado decisiones descentralizados por delegación de
autoridad.

Espacio de control: Número de empleados que
reportan aun superior Diversidad de productos : sustitutos y
clases de operación que requieren tamaño de la
organización pequeñas medianas y grandes empresas
Características de los empleados: profesionales
técnicos auxiliares y obreros.

b).-Factores Externos Tecnología: Adecuado uso de
insumo y recursos organizacionales en la producción o
prestación de servicios.

Características del mercado : Clientes mucho
más exigentes en calidad y precio, extensión
Dependencia del medio ambiente: Restricciones legales grado de
contaminación ambiental.

PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR:

Dividir la carga del trabajo, en tareas
que pueden ser ejecutados en forma equitativa en todas las
dependencias de una entidad ,evitando que exista duplicidad de
funciones ,es decir combinar las tareas en forma lógica y
específicas ,en los diferentes sistemas , áreas y
departamentos que exista en una institución ya sea
pública o privada ; esto se conoce como la división
del trabajo que consiste en descomponer una tarea compleja en sus
componentes , de tal manera que las personas sean responsables de
una serie limitada de actividades en lugar de tareas en general
.Todas las tareas de una organización ,desde la
producción hasta la administración se puede
subdividir y ésta crea tareas simplificadas que se pueden
aprender a realizar con mucha facilidad y por consiguiente
fomentar la especialización ,convirtiéndose cada
personas en experto en cierto trabajo con talento .

Así mismo es necesario establecer dependencias,
teniendo en consideración que por principios
administrativos, un trabajador debe tener un solo jefe y nada
más que uno, a quién obedecer y reportarse,
razón por la cual debe especificarse quién depende
de quién ,una jerarquía con hojas de funciones y
dependencias claras a fin de establecer mecanismos para integrar
las actividades mediante una adecuada coordinación, que
consiste en integrar las actividades de los departamentos
interdependientes , a efectos de perseguir las metas de la
organización con eficiencia ;sin la coordinación
los miembros de la entidad perderían de vista sus papeles
o funciones específicas en función a los objetivos
generales.

Se requiere establecer mecanismos para integrar las
actividades de los departamentos en un todo congruente a fin de
vigilar la eficacia de la organización , este proceso se
conoce con el nombre de coordinación.

Un grado importante de la organización que
beneficia un trabajo en equipo que no es rutinaria y
pronosticable es la comunicación oportuna ,un trabajo en
el cual los factores del ambiente están cambiando es
justamente la interdepencia que prima en toda las organizaciones
de hoy.

ADMINISTRAR A BASE DE DATOS UNA
ORGANIZACIÓN

La información es cada vez
más un recurso estratégico que requiere de
aplicación inteligente y administración
sistemática. La información administrada a
través de un sistema de inteligencia organizacional(SIO)
permite aprovechar mejor las oportunidades negocios existentes
,anticipar nuevos mercados, ir más allá de
estrategias competitivas convencionales y generar nuevos patrones
de competencia ;ignorar las ventajas de desarrollar un SIO y no
trabajar con las tecnologías modernas de gestión
,implica someterse pasivamente al entorno externo, operar por
debajo del potencial organizacional y desaprovechar oportunidades
de éxito organizacional.

En la actualidad la revolución de la
tecnología de la información está llevando a
que las entidades. No importando du tipo , tamaño, u
orientación de mercado , no puedan ignorar los beneficios
resultantes de un sistema de inteligencia organizacional ; un SIO
permite definir más adecuadamente la postura
estratégica de una organización ante cambios en el
entorno y diseñar variadas estrategias competitivas. Por
ejemplo , el componente de marketing de un SIO y, en especial ,el
marketing de base de datos (MBD),facilita estrategias novedosas
de marketing ,ambos sistemas son administrados por una
organización al interior de otra .El administrador de un
sistema de información es equivalente al gerente de una
entidad ,paralela a la organización en si y especializada
en el procesamiento de datos como "materia prima" y la
producción y distribución de valiosa
información.

Quinta unidad

Estructura
organizacional

PROPÓSITOS A LOGRAR. 1.-Reconocer
identificar la composición organizacional de toda
entidad.

2.-Tener en cuenta las bases para la organización
formal.

3.-Tener presente los principios en los tipos de
organización 4.-Conocer las nuevas teorías
organizacionales.

COMPOSICIÓN ORGANIZACIONAL Toda
organización tiene como base dos componentes : de una
organización humana y una organización
técnica, que son necesarios m y vitales para conciliar la
función social y la función
económica.

La Organización Humana, Cuyo componente son los
individuos, es decir el recurso humanos el más importante
en la actualidad en cualquier tipo de organización, y
cumple un función social e satisfacer las necesidades
fundamentales de la sociedad, para cuyo efecto se debe adecuar
los sistemas, áreas, y las normas generales, a fin de
garantizar el equilibrio externos y satisfacer las necesidades
del usuario.

La Organización Técnica .Como componente
integra los recursos materiales, que requieren uso adecuado y
racional ,especialmente de los recursos naturales,
dándoles valor agregado para producir bienes y prestar
servicios, teniendo en consideración que el vertiginoso
avance de la ciencia y la tecnología, exige la
división y especialización del trabajo, adecuar los
ambientes , mobiliarios ,maquinarias equipos y materias primas ,
para garantizar el equilibrio interno.

BASES PARA LA ORGANIZACIÓN:
-Formulación de Políticas: Establece objetivos
-Determinación del trabajo: Señala las actividades
que es preciso cumplir.

-División y Descripción de Acciones:
Agrupando acciones o tareas homogéneas.

-Asignación de Personal: Se designan y ubican
según sus aptitudes y especialidades.

-Delegación-Descentralización de
Autoridad: Designación jefaturas por sistemas y
áreas -Establece canales de coordinación: Establece
flujo de comunicación PRINCIPIO DE LA
ORGANIZACIÓN Según MONEY: Consiste en
determinar ,un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
,teniendo en consideración los siguientes
principios.

Principio de coordinación: Viene a ser un proceso
integrador de esfuerzos e interacciones de personas en grupo ,es
decir la comunicación muy importante a fin de tener un
criterio unificador con miras de todos a un solo
objetivo.

Principio de Autoridad: Consiste en determinar una
cabeza y un responsable de todo , con subordinados que cumplen su
función y sus obligaciones.

Principio de Jerarquía: Asignar el grado de
autoridad y responsabilidad en los diversos niveles de cada
sistema o área ,desde la base hasta la
cúspide.

Principio de Funcionalismo :Estriba en separar las
funciones y las labores por especialidades concretamente es la
división del trabajo.

Principio de Delegación : Es conferir grado de
autoridad a un subordinado, para realizar determinadas funciones
o tareas.

Unidad de mando: Un subordinado deberá recibir
órdenes únicamente de un solo jefe , a fin de
evitar confusión y conflictos .

Especialización : Agrupar las actividades de
acuerdo a su naturaleza para ser ejecutados por especialista en
el asunto .

Prioridad de autoridad y responsabilidad : No se debe
perder la autoridad, se debe compartir delegando a los sistemas y
áreas respectivas ,sin sustraerse de la responsabilidad
compartida .

Definición de Puestos : Definir con claridad la
razón de los puestos ,es decir señalando las
funciones que debe cumplir .

TIPOS DE ORGANIZACIÓN Existen dos tipos de
organización:

ORGANIZACIÓN FORMAL:

Es la estructura formal ,permanente
,racional y necesario de una organización pequeña
mediana o corporación ,que proporciona un ambiente
familiar en cada sistema o área con trabajadores
especialista afines , donde no existe nada inherente inflexible o
demasiado limitante , donde debe darse cabida tanto a la
discreción como al ingenio para aprovechar la creatividad
y el talento de los integrantes así como el reconocimiento
de las capacidades individuales y el esfuerzo desplegado para
llegar al logro de las metas y objetivos previamente
establecidos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es cualquier
actividad grupal ,sin un propósito consiente o formal ,
cuya actividad no es rigurosa , ni tiene personería
jurídica y por lo tanto ni beneficios sociales de
conformidad a los dispositivos legales vigentes , sus fines son
generalmente específicos y terminales , no tiene
principios ni normas que rigurosamente tienen que
cumplir.

COMPOSICIÓN ORGANIZACIONAL. Toda
organización formal tiene como base dos componentes , una
organización humana y otra organización
técnica , lo que es indispensable y vital conciliar la
función económica , para optimizar el uso racional
de los recursos organizacionales y lograr la rentabilidad
empresarial así como la acreditación
institucional.

ORGANIZACIÓN HUMANA. Cuyo componente viene
a ser el recurso humano , es decir los individuos , considerando
lo más importante , por cuanto cumple un función
social que es de satisfacer las necesidades humanas ,para lo cual
es necesario adecuar sistemas , áreas ,dependencias y las
normas de acuerdo a las exigencias reales a fin de garantizar el
equilibrio externo.

ORGANIZACIÓN TÉCNICA: Cuyos
componentes son los recursos materiales, económico y
tecnológico , cumplen una función económica
de producir bienes o prestar servicios , en este campo ,el
vertiginoso avance de la ciencia y la técnica , así
como la multiplicidad de problemas que acecha a la humanidad ,
exigen la división del trabajo y la especialización
de los trabajadores, adecuar los medio a fines comunes , los
ambientes , mobiliarios , maquinarias y e quipos , para
garantizar el equilibrio interno.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Existen factores internos y externos que
influyen en la estructura de una organización como
puntualizamos a continuación :

a.-FACTORES INTERNOS: Entre las que tenemos :

.Enfoque conceptual adoptado : La toma de decisiones
centralizados contra la toma de decisiones descentralizados ,
más la delegación de autoridad.

.Espacio de control : La práctica del control
previo y concurrente que se realiza en todos los sistemas de la
institución , así como el número de
empleados que reportan a un superior .Diversidad de productos y
clases de operación : En la actualidad es necesario e
importante diversificar las actividades empresariales y por ende
los productos o servicios a que se dedica una entidad , buscando
siempre sustitutos que sirvan de palanqueo a la
organización .

.Tamaño de la organización : El
tamaño de una organización influye mucho en una
actividad empresarial , no es lo mismo manejar un pequeña
empresa que otra , como una corporación que labora a nivel
nacional o internacional.

.Características de los empleados: Entre las que
tenemos, profesionales, técnicos , auxiliares y obreros
,que tienen deferentes beneficios y clasificaciones.

B.-FACTORES EXTERNOS: Entre las que debemos puntualizar
.Tecnología : Permite el adecuado uso de recursos
organizacionales , así como los insumos , en la
producción de viene o prestación de
servicios.

.Características del Mercado : Determinar
previamente las principales características de los
clientes , poder adquisitivo , población , exigencias y
extensión .

Dependencia del medio ambiente : E entre las que se debe
tener en cuenta , las restricciones , política del estado
, competencia , proveedores , inflación y
recesión.

PASOS BÁSICOS PARA
ORGANIZAR.

Es menester tener muy en cuenta los siguientes
pasos.

• 1. Dividir la carga del trabajo : Fraccionar en
  tareas concretas que ser ejecutadas en forma racional ,
  evitando la duplicidad .

• 2. Combinar las tareas en forma lógica :
  Para que la gestión sea eficientes es necesario la
  departamentalización a fin de que cada área
  realice una función específica bajo una cabeza
  responsable .

• 3. Especificar , quién depende de
  quién : Establecer la dependencia , es decir de quien
  debe recibir las órdenes y a quién debe dar
  cuenta ,ya que por principios administrativos un trabajador
  debe tener un solo jefe y nada más.

• 4. Establecer mecanismos para integrar las
  actividades :

Bibliografia

PHORTER

Autor:

Adhilson Gonzales Isidro